Thu chi — sổ quỹ của tiệm
Xem tiền mặt, ngân hàng, thẻ đang còn bao nhiêu; ghi thêm tiền thu, tiền chi, chuyển quỹ; chủ tiệm có thể bật mở ca / kết ca két tiền. Chủ tiệm và lễ tân dùng được.
Thu chi là cuốn sổ quỹ của tiệm: cho bạn biết tiền mặt, tiền trong ngân hàng và tiền thẻ đang còn bao nhiêu, và tiền đó đi đâu về đâu. Tiền hóa đơn tự vào sổ, bạn chỉ cần ghi thêm những khoản không đi qua hóa đơn như tiền điện, tiền thuê mặt bằng, nộp tiền mặt vào ngân hàng. Chủ tiệm và lễ tân đều dùng được; khối Chủ tiệm ở cuối trang chỉ chủ tiệm thấy.
Các bước
- Vào menu Tài chính, bấm mục Thu chi. Ba thẻ đầu trang cho biết Tiền mặt, Ngân hàng và Thẻ (chờ về) đang còn bao nhiêu. Phía trên có ô Từ / Đến (chọn khoảng ngày) và các nút lọc Tất cả, Tiền mặt, Ngân hàng, Thẻ (chờ về) để xem riêng từng quỹ.
- Muốn ghi thêm tiền, bấm một trong ba nút Ghi thu, Ghi chi, Chuyển quỹ. Dưới nút là dòng tổng: tổng thu, tổng chi và số tiền của từng loại (chuyển quỹ không tính vào tổng).
- Ghi chi (tiền ra): chọn Tài khoản (tiền trả bằng quỹ nào) và Loại (điện nước, thuê mặt bằng, quảng cáo...), nhập Số tiền (đ) và Nội dung, rồi bấm Lưu. Ghi thu (tiền vào ngoài hóa đơn) làm y hệt, chỉ khác danh sách Loại.
- Chuyển quỹ dùng khi tiền chuyển từ quỹ này sang quỹ kia, ví dụ nộp tiền mặt vào ngân hàng. Chọn Từ tài khoản, Sang tài khoản (hai quỹ phải khác nhau), nhập Số tiền (đ) và Nội dung, rồi bấm Lưu. Tổng tiền của tiệm không đổi, chỉ chuyển chỗ.
- Ghi nhầm thì bấm nút Huỷ ở cuối dòng đó trong sổ, nhập lý do (ít nhất 3 ký tự) rồi bấm Huỷ phiếu. Phiếu cũ không bị xóa, hệ thống thêm một dòng hủy kèm lý do để còn dấu vết.
Khối Chủ tiệm (chỉ chủ tiệm thấy)
- Kéo xuống cuối trang, khối Chủ tiệm có hai nút:
- Số dư đầu: nhập số tiền đang có sẵn trong từng quỹ lúc bạn bắt đầu dùng sổ. Quỹ nào chưa nhập thì ghi chú "Chưa nhập số dư đầu — tồn tính từ 0" hiện dưới thẻ.
- Đối soát ngân hàng/thẻ: nhập số dư trên sao kê hoặc app ngân hàng lúc này để so với số trên hệ thống. Hệ thống chỉ ghi lại số chênh, không tự sửa số.
Mở ca / kết ca két tiền (tùy chọn)
Tiệm muốn kiểm soát két tiền mặt theo từng ca thì chủ tiệm bật công tắc này. Khi bật: đầu ca đếm tiền mặt trong két, cuối ca đếm lại, lệch so với sổ thì phải ghi lý do. Phiếu thu/chi tiền mặt phải ghi trong lúc ca đang mở. Hóa đơn tiền mặt vẫn thu bình thường; thu ngoài ca thì Thu chi hiện cảnh báo.
- Chủ tiệm vào Cài đặt › Tài chính, bật công tắc Mở ca / kết ca két tiền, rồi bấm Bật để xác nhận. Công tắc này chỉ chủ tiệm thấy. Đang có ca mở thì chưa tắt được, phải kết ca trước.
- Sau khi bật, trang Thu chi có khung ca. Chưa có ca thì khung ghi "Chưa mở ca. Phiếu thu/chi tiền mặt cần mở ca trước." Bấm Mở ca.
- Đếm tiền mặt trong két, nhập vào Tiền mặt đếm được (đ) rồi bấm Lưu. Nếu số này lệch so với tiền mặt cuối ca trước, hệ thống hỏi lý do (ô Ghi chú) vì có thể có tiền rời két giữa hai ca.
- Ca đang mở, khung ca cho biết ai mở, mở lúc nào và Tiền mặt trong két phải có bao nhiêu. Hết ca, bấm Kết ca.
- Đếm két và nhập Tiền mặt đếm được (đ). Lệch so với sổ thì hệ thống báo số chênh và bắt buộc ghi Ghi chú (lý do). Hai ô Ngân hàng (tuỳ chọn) và Thẻ (tuỳ chọn) để bạn ghi số cuối ca nếu muốn. Bấm Lưu. Mỗi ca đã kết được ghi vào bảng lịch sử ca trong khối Chủ tiệm.
Lưu ý
- Tiền hóa đơn tự vào sổ lúc xuất hóa đơn, theo từng cách trả (tiền mặt, ngân hàng, thẻ). Trả bằng gói không phải tiền nên không vào sổ. Hủy hóa đơn thì sổ tự có dòng trừ lại.
- Phiếu đã ghi không sửa hay xóa được. Sai thì Huỷ có lý do rồi ghi lại phiếu đúng.
- Khi chọn loại chi Hàng để bán, app nhắc nên ghi bằng mục Nhập hàng để tính được giá vốn. Xem bài "Nhập hàng".
- Số dư đầu nhập lại thì ghi đè bằng dòng mới, dòng cũ vẫn được giữ lại.
- Tiền hoa hồng người giới thiệu trả ngay tại quầy cũng tự ra phiếu chi ở đây.
- Lễ tân không thấy khối Chủ tiệm, không đặt được số dư đầu, đối soát hay bật công tắc mở ca.
Câu hỏi thường gặp
Sao tiền mặt trong sổ không bằng tiền trong két?
Có thể thiếu phiếu chi (mua đồ, trả tiền điện...) hoặc ghi sai. Xem lại các dòng trong sổ theo khoảng ngày. Nếu bật mở ca / kết ca, lúc kết ca hệ thống cho biết số chênh và bắt ghi lý do.
Ghi nhầm số tiền thì sửa thế nào?
Bấm Huỷ dòng đó, ghi lý do, rồi ghi phiếu mới đúng số. Phiếu cũ vẫn nằm trong sổ (gạch ngang) để có dấu vết.
Lễ tân có ghi được phiếu chi không?
Có. Lễ tân dùng được Ghi thu, Ghi chi, Chuyển quỹ và Huỷ. Chỉ khối Chủ tiệm (số dư đầu, đối soát, bật mở ca) là của chủ tiệm.