Xử lý lịch đặt online
Nhận diện lịch khách tự đặt online trên lưới, xác nhận hoặc từ chối, và những gì xảy ra với giường và email khi xử lý. Chủ tiệm và lễ tân đều làm được.
Lịch khách tự đặt qua trang online không tự động chốt — luôn cần lễ tân hoặc chủ tiệm xác nhận lại trước khi coi là lịch chính thức.
Các bước
- Lịch khách vừa đặt online hiện ngay trên lưới lịch, màu Chờ xác nhận, kèm biểu tượng quả địa cầu cạnh tên khách và sẵn nút thao tác nhanh Xác nhận / Vắng mặt / Hủy ngay trên thẻ lịch (bấm là xử lý luôn, không cần mở chi tiết). Đầu trang Dashboard cũng đếm số lịch "chờ duyệt" để bạn không bỏ sót.
- Bấm vào khối lịch để mở chi tiết — nhãn "Đặt online" hiện cạnh mã lịch hẹn, mục Kênh đặt lịch ghi "Đặt trực tuyến (Online)".
- Nếu thấy cảnh báo "SĐT nghi vấn" hoặc "Nghi ngờ đặt nhiều lịch liên tiếp cùng SĐT/email", kiểm tra kỹ trước khi xác nhận — khách có thể đã bấm gửi nhiều lần hoặc đây là lịch ảo.
- Đúng thông tin thì bấm Xác nhận: hệ thống tự xếp lịch vào một giường còn trống đúng khung giờ. Nếu khách để lại email, hệ thống tự gửi email xác nhận kèm file lịch hẹn (.ics) ngay sau đó — không cần bạn làm gì thêm.
- Sai thông tin hoặc tiệm không nhận được thì bấm Hủy lịch hẹn (hộp thoại hiện ra với tiêu đề Từ chối lịch hẹn): chọn lý do trong danh sách, giữ hoặc bỏ tick "Gửi email thông báo cho khách", rồi bấm Xác nhận. Các lý do có sẵn:
- Khung giờ đã kín
- KTV không khả dụng
- Dịch vụ tạm ngưng
- Không đủ phòng/giường/thiết bị
- Ngoài giờ hoạt động
- Đặt quá sát giờ
- Thông tin chưa đầy đủ/chính xác
- Lý do khác
Lưu ý
- Nếu hết giường trống đúng khung giờ lúc bấm Xác nhận, hệ thống báo và khôi phục lại lịch để bạn tự xếp giường bằng tay (xem bài "Dời lịch").
- Muốn đổi giờ hoặc đổi giường của lịch đã xác nhận, thao tác giống lịch thường — xem bài "Dời lịch". Muốn đổi khách, xem bài "Đổi khách của lịch".
- Lịch đã xác nhận rồi mà cần hủy dùng cùng nút "Hủy lịch hẹn", nhưng nhóm lý do khác (KTV có việc khẩn cấp, Không có KTV thay thế, Nghỉ/đóng cửa đột xuất, Thiết bị gặp sự cố, Nhận vượt công suất, Bất khả kháng, Khách yêu cầu hủy, Lý do khác) — xem bài "Hủy lịch".
- Email xác nhận/từ chối/hủy chỉ gửi được khi khách có để lại email lúc đặt; khách chỉ để số điện thoại thì tiệm cần chủ động gọi lại.
- Khi có lịch đặt online mới, các địa chỉ email nhận thông báo của tiệm sẽ nhận một email báo tên khách và giờ hẹn — email này không có SĐT/dịch vụ chi tiết, cần mở Dashboard để xem đầy đủ trước khi xác nhận.
- Lịch đã thu tiền thì khóa trạng thái, không xác nhận/từ chối/hủy trực tiếp được nữa — chủ tiệm cần hủy hóa đơn trước (xem bài "Xóa lịch đã thu").
Câu hỏi thường gặp
Không xác nhận thì lịch có tự biến mất không?
Không. Lịch vẫn nằm nguyên trên lưới ở trạng thái Chờ xác nhận cho tới khi bạn xử lý — nên xác nhận hoặc từ chối sớm vì khách đang chờ tiệm liên hệ lại.
Khách đặt lịch online nhưng cuối cùng không đến thì đánh dấu gì?
Nếu đã xác nhận mà khách không tới, dùng Khách vắng mặt — xem bài "Đánh dấu khách không đến". Nếu chưa xác nhận, dùng "Hủy lịch hẹn" và ghi lý do phù hợp.
Lễ tân có xác nhận được lịch đặt online không, hay chỉ chủ tiệm?
Cả chủ tiệm và lễ tân đều xác nhận/từ chối/hủy được, trừ lịch đã thu tiền (chỉ chủ tiệm mới hủy hóa đơn để mở khóa lại được).